normenkader
Duitse klokkenluiderswet (HinSchG)
Ondernemingen met in de regel 50 of meer medewerkers moeten een intern meldpunt inrichten, bepaalde financiële ondernemingen ongeacht hun omvang. Complass biedt beide: het meldkanaal waarlangs meldingen ook anoniem binnenkomen, en het normenkader dat u van de inrichting tot en met het bewijs begeleidt.
Dit normenkader is met een vast bereik ook los verkrijgbaar: ook als afzonderlijk pakket
Wat regelt de HinSchG?
De Duitse klokkenluiderswet (HinSchG) beschermt personen die in een beroepscontext informatie over inbreuken hebben verkregen en deze melden. Zij zet de EU-klokkenluiderrichtlijn (EU) 2019/1937 in Duitsland om. Werkgevers moeten daartoe een intern meldpunt inrichten, meldingen vertrouwelijk behandelen, termijnen naleven en melders beschermen tegen represailles.
Is het op mij van toepassing?
De verplichting geldt voor particuliere en openbare werkgevers met in de regel ten minste 50 medewerkers. Ongeacht de omvang geldt zij onder meer voor kredietinstellingen, beleggingsondernemingen, beheerders van beleggingsinstellingen en verzekeringsondernemingen. Kleinere ondernemingen kunnen vrijwillig een meldkanaal aanbieden; dat schept vertrouwen en geeft meldingen een weg naar binnen voordat ze naar buiten gaan.
Het meldpunt kan uit eigen medewerkers bestaan of aan een derde worden toevertrouwd, bijvoorbeeld een advocatenkantoor als ombudspersoon. Ondernemingen met 50 tot 249 medewerkers kunnen een gezamenlijk meldpunt delen. De plicht om inbreuken te beëindigen en de melder terugkoppeling te geven, blijft altijd bij de onderneming zelf.
Dit overzicht vervangt geen juridisch advies. De wettelijke of normatieve tekst is doorslaggevend; in Complass toetst u de toepasselijkheid aan de hand van een handleiding op basis van de vindplaatsen.
Rechtsgrondslag
- § 12 HinSchG§ 12 HinSchG Pflicht zur Einrichtung interner Meldestellen(1) Beschäftigungsgeber haben dafür zu sorgen, dass bei ihnen mindestens eine Stelle für interne Meldungen eingerichtet ist und betrieben wird, an die sich Beschäftigte wenden können (interne Meldestelle). Ist der Bund oder ein Land Beschäftigungsgeber, bestimmen die obersten Bundes- oder Landesbehörden Organisationseinheiten in Form von einzelnen oder mehreren Behörden, Verwaltungsstellen, Betrieben oder Gerichten. …Origineel openen (gesetze-im-internet.de) ↗Verplichting tot inrichting van interne meldpunten
- § 14 HinSchG§ 14 HinSchG Organisationsformen interner Meldestellen(1) Eine interne Meldestelle kann eingerichtet werden, indem eine bei dem jeweiligen Beschäftigungsgeber oder bei der jeweiligen Organisationseinheit beschäftigte Person, eine aus mehreren beschäftigten Personen bestehende Arbeitseinheit oder ein Dritter mit den Aufgaben einer internen Meldestelle betraut wird. Die Betrauung eines Dritten mit den Aufgaben einer internen Meldestelle entbindet den betrauenden …Origineel openen (gesetze-im-internet.de) ↗Eigen medewerkers, derden of gezamenlijk meldpunt
- § 16 HinSchG§ 16 HinSchG Meldekanäle für interne Meldestellen(1) Nach § 12 zur Einrichtung interner Meldestellen verpflichtete Beschäftigungsgeber richten für diese Meldekanäle ein, über die sich Beschäftigte und dem Beschäftigungsgeber überlassene Leiharbeitnehmerinnen und Leiharbeitnehmer an die internen Meldestellen wenden können, um Informationen über Verstöße zu melden. Ist der Beschäftigungsgeber der Bund oder ein Land, gilt Satz 1 für die jeweiligen …Origineel openen (gesetze-im-internet.de) ↗Meldkanalen: in tekstvorm en mondeling, toegang alleen voor bevoegden
- § 17 HinSchG§ 17 HinSchG Verfahren bei internen Meldungen(1) Die interne Meldestelle - 1. bestätigt der hinweisgebenden Person den Eingang einer Meldung spätestens nach sieben Tagen, - 2. prüft, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich nach § 2 fällt, - 3. hält mit der hinweisgebenden Person Kontakt, - 4. prüft die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung, - 5. ersucht die hinweisgebende Person erforderlichenfalls um weitere Informationen und - 6. …Origineel openen (gesetze-im-internet.de) ↗Procedure: ontvangstbevestiging na zeven dagen, terugkoppeling na drie maanden
- § 8 HinSchG§ 8 HinSchG Vertraulichkeitsgebot(1) Die Meldestellen haben die Vertraulichkeit der Identität der folgenden Personen zu wahren: - 1. der hinweisgebenden Person, sofern die gemeldeten Informationen Verstöße betreffen, die in den Anwendungsbereich dieses Gesetzes fallen, oder die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Meldung hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass dies der Fall sei, - 2. der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, und - …Origineel openen (gesetze-im-internet.de) ↗Geheimhoudingsplicht
- § 36 HinSchG§ 36 HinSchG Verbot von Repressalien; Beweislastumkehr(1) Gegen hinweisgebende Personen gerichtete Repressalien sind verboten. Das gilt auch für die Androhung und den Versuch, Repressalien auszuüben. (2) Erleidet eine hinweisgebende Person eine Benachteiligung im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit und macht sie geltend, diese Benachteiligung infolge einer Meldung oder Offenlegung nach diesem Gesetz erlitten zu haben, so wird vermutet, dass diese …Origineel openen (gesetze-im-internet.de) ↗Verbod op represailles, omkering van de bewijslast
- § 40 HinSchG§ 40 HinSchG Bußgeldvorschriften(1) Ordnungswidrig handelt, wer wissentlich entgegen § 32 Absatz 2 eine unrichtige Information offenlegt. (2) Ordnungswidrig handelt, wer - 1. entgegen § 7 Absatz 2 eine Meldung oder dort genannte Kommunikation behindert, - 2. entgegen § 12 Absatz 1 Satz 1 nicht dafür sorgt, dass eine interne Meldestelle eingerichtet ist und betrieben wird, oder - 3. entgegen § 36 Absatz 1 Satz 1, auch in Verbindung mit § 34, eine …Origineel openen (gesetze-im-internet.de) ↗Boetes
Belangrijke data
- HinSchG in force · Art. 10(2) of the Act of 31.05.2023§ 42 HinSchG Übergangsregelung(1) Abweichend von § 12 Absatz 1 müssen private Beschäftigungsgeber mit in der Regel 50 bis 249 Beschäftigten ihre internen Meldestellen erst ab dem 17. Dezember 2023 einrichten. Satz 1 gilt nicht für die in § 12 Absatz 3 genannten Beschäftigungsgeber. (2) § 40 Absatz 2 Nummer 2 ist erst ab dem 1. Dezember 2023 anzuwenden.Origineel openen (gesetze-im-internet.de) ↗
- Fine for a missing internal reporting office applicable · § 42(2) HinSchG§ 42 HinSchG Übergangsregelung(1) Abweichend von § 12 Absatz 1 müssen private Beschäftigungsgeber mit in der Regel 50 bis 249 Beschäftigten ihre internen Meldestellen erst ab dem 17. Dezember 2023 einrichten. Satz 1 gilt nicht für die in § 12 Absatz 3 genannten Beschäftigungsgeber. (2) § 40 Absatz 2 Nummer 2 ist erst ab dem 1. Dezember 2023 anzuwenden.Origineel openen (gesetze-im-internet.de) ↗
- Obligation to have an internal reporting office also for private employers with 50 to 249 employees · § 42(1) HinSchG§ 42 HinSchG Übergangsregelung(1) Abweichend von § 12 Absatz 1 müssen private Beschäftigungsgeber mit in der Regel 50 bis 249 Beschäftigten ihre internen Meldestellen erst ab dem 17. Dezember 2023 einrichten. Satz 1 gilt nicht für die in § 12 Absatz 3 genannten Beschäftigungsgeber. (2) § 40 Absatz 2 Nummer 2 ist erst ab dem 1. Dezember 2023 anzuwenden.Origineel openen (gesetze-im-internet.de) ↗
Voor elke afzonderlijke melding lopen twee termijnen: het meldpunt bevestigt de ontvangst uiterlijk na zeven dagen en geeft binnen drie maanden na de bevestiging een terugkoppeling. Wie geen meldpunt inricht, riskeert een boete tot 20.000 euro; represailles en inbreuken op de vertrouwelijkheid kunnen tot 50.000 euro kosten, voor ondernemingen tot het tienvoudige.
Hoe Complass helpt
- 10fasen
- 19begeleide stappen
- 5documentsjablonen
- 31eisen in de catalogus
Tien fasen van toepasselijkheid tot doeltreffendheid
Toepasselijkheid toetsen, meldpunt en meldkanaal inrichten, procedure vaststellen, medewerkers informeren, vertrouwelijkheid en gegevensbescherming, documentatie en verwijdering, bescherming tegen represailles, doeltreffendheid toetsen alsmede boetes en aansprakelijkheid.
Eiscatalogus met wettekst
De eisen van de HinSchG met status, verantwoordelijke en bewijs per eis, telkens met de wettekst om na te lezen.
Sjablonen
Richtlijn klokkenluiderssysteem, werkinstructie voor het meldpunt, aanwijzing van het meldpunt, privacyverklaring en de informatie over externe meldpunten.
Training voor medewerkers en meldpunt
Medewerkers leren hoe zij een melding doen en hoe de wet hen beschermt; het meldpunt leert procedure, termijnen en vertrouwelijkheid. Met deelnamebewijs als bewijs.
Prijs: meldkanaal en normenkader HinSchG zijn in de basisbescherming van elk tarief inbegrepen, zonder meerprijs. Naar de prijzen
De fasen in de module
- Check applicability
- Set up the internal reporting office (HinSchG)
- Set up the reporting channel
- Define the procedure
- Inform employees
- Confidentiality and data protection
- Documentation and deletion
- Protection against reprisals
- Review effectiveness
- Fines and liability
Catalogus: Requirements of the Whistleblower Protection Act
Passende modules
Compliancemanagement
Normenkaders begeleid implementeren: fasen, sjablonen, documentenpiramide, catalogi, gapanalyse, doelstellingen en actieplan tot en met de audit in het auditorportaal.
Meer informatieIncidentmanagement
Incidenten vastleggen, meldingsplichten onder de NIS2-richtlijn, de CRA en de AVG toetsen en de meldtermijnen met een aftelling bijhouden.
Meer informatieRisicomanagement
Risicoregister met kwalitatieve of kwantitatieve beoordeling, risicobereidheid en behandelplan, gekoppeld aan assets, kwetsbaarheden en incidenten.
Meer informatieHet meldkanaal
De wet vereist dat alleen de bevoegde personen toegang hebben tot meldingen. Complass is daar van de grond af op ingericht: u publiceert een adres, bijvoorbeeld op het intranet, en medewerkers vinden de weg ook op hun pagina in de medewerkerstoegang.
Anoniem, zonder IP-adres
De meldpagina slaat geen IP-adres en geen apparaatgegevens op en gebruikt geen aanmelding, ook niet als iemand in dezelfde browser in Complass is aangemeld. Bij alles wat van de melder komt, staat alleen de datum, geen tijdstip.
Postvak met meldcode en toegangssleutel
Na het indienen ontvangt de melder een meldcode en een toegangssleutel. Daarmee leest die persoon antwoorden, beantwoordt vragen en levert aanvullende documenten aan, zonder zijn of haar naam te noemen.
Alleen het meldpunt ziet de inhoud
Teksten, namen en bijlagen worden per bedrijf versleuteld. Directie, beheerders en de Complass-support zien geen meldingen; de directie ontvangt alleen kengetallen per kwartaal. Wie zelf betrokken is, wordt van de zaak uitgesloten.
Termijnen met herinnering
De ontvangstbevestiging na zeven dagen en de terugkoppeling na drie maanden berekent Complass voor elke melding en het herinnert het meldpunt tijdig. De e-mails bevatten geen inhoud.
Ook mondeling en in een gesprek
De meldpagina vermeldt een telefoonnummer en de weg naar een persoonlijk gesprek. Mondelinge meldingen legt het meldpunt vast in hetzelfde systeem, met verslag en toestemming.
Eigen medewerkers of ombudspersoon
U wijst de personen van het meldpunt aan. Maximaal drie van hen, intern of extern zoals een ombudspersoon, krijgen toegang die geen gebruikersplaats bezet en alleen het meldsysteem voor klokkenluiders toont. Afgesloten zaken verwijdert Complass na drie jaar automatisch, langer alleen met motivering.
Netwerk-logs van uw bedrijf (proxy, VPN) vallen buiten Complass. De meldpagina adviseert daarom voor een anonieme melding een privéapparaat en een privénetwerk te gebruiken.
Veelgestelde vragen
Moeten wij anonieme meldingen accepteren?
De wet verplicht daar niet toe, maar het meldpunt hoort anonieme meldingen wel te behandelen. Complass biedt de anonieme route standaard aan, omdat die de drempel verlaagt; wie dat wil, kan vrijwillig zijn naam opgeven.
Kan onze directie de meldingen lezen?
Alleen als ze zelf tot het meldpunt behoort. Beheerders wijzen het meldpunt aan, maar zien geen inhoud. Elke wijziging in de samenstelling zien de bestaande leden direct, zodat niemand ongemerkt meeleest.
Wij hebben minder dan 50 medewerkers. Is dat de moeite waard?
Voor de meeste kleinere bedrijven geldt de verplichting niet, financiële ondernemingen uitgezonderd. Omdat meldkanaal en normenkader in de basisbescherming zijn inbegrepen, kunt u het kanaal toch zonder extra kosten aanbieden.
Vervangt Complass een juridische toetsing?
Nee. Complass levert meldkanaal, procedure en bewijsstukken; hoe een gemelde inbreuk juridisch moet worden beoordeeld, bepaalt uw meldpunt per geval.
Test Complass met uw eigen gegevens
Maak uw proefaccount zelf aan, desgewenst met een voorbeeldproject per kader. Wilt u Complass liever eerst zien, vraag dan een demo aan.