regulacja
Niemiecka ustawa o ochronie sygnalistów (HinSchG)
Przedsiębiorstwa zatrudniające zasadniczo 50 lub więcej osób muszą prowadzić wewnętrzny punkt przyjmowania zgłoszeń, niektóre przedsiębiorstwa finansowe niezależnie od wielkości. Complass zapewnia jedno i drugie: kanał zgłoszeń, którym informacje mogą wpływać także anonimowo, oraz ramy regulacyjne, które prowadzą od wdrożenia po dowód.
Te ramy regulacyjne są dostępne także osobno, w stałym zakresie: także jako pakiet pojedynczy
Co reguluje HinSchG?
Niemiecka ustawa o ochronie sygnalistów (HinSchG) chroni osoby, które w kontekście zawodowym uzyskały informacje o naruszeniach i je zgłaszają. Wdraża w Niemczech dyrektywę (UE) 2019/1937 w sprawie ochrony sygnalistów. Pracodawcy muszą w tym celu utworzyć wewnętrzny punkt przyjmowania zgłoszeń, zachować poufność zgłoszeń, dotrzymywać terminów i chronić sygnalistów przed działaniami odwetowymi.
Czy dotyczy to nas?
Obowiązek dotyczy prywatnych i publicznych pracodawców zatrudniających zasadniczo co najmniej 50 osób. Niezależnie od wielkości dotyczy m.in. instytucji kredytowych, firm inwestycyjnych, spółek zarządzających aktywami i zakładów ubezpieczeń. Mniejsze przedsiębiorstwa mogą dobrowolnie udostępnić kanał zgłoszeń; buduje to zaufanie i daje informacjom drogę wewnętrzną, zanim trafią na zewnątrz.
Punkt przyjmowania zgłoszeń może składać się z własnych pracowników lub zostać powierzony osobie trzeciej, na przykład kancelarii prawnej jako rzecznikowi. Przedsiębiorstwa zatrudniające od 50 do 249 osób mogą wspólnie korzystać z jednego punktu. Obowiązek usuwania naruszeń i przekazywania sygnaliście informacji zwrotnej zawsze pozostaje przy samym przedsiębiorstwie.
Niniejszy przegląd nie zastępuje porady prawnej. Rozstrzygający jest tekst prawny lub normatywny; w Complass stosowalność sprawdza się za pomocą wskazówek opartych na odnośnikach do przepisów.
Podstawa prawna
- § 12 HinSchG§ 12 HinSchG Pflicht zur Einrichtung interner Meldestellen(1) Beschäftigungsgeber haben dafür zu sorgen, dass bei ihnen mindestens eine Stelle für interne Meldungen eingerichtet ist und betrieben wird, an die sich Beschäftigte wenden können (interne Meldestelle). Ist der Bund oder ein Land Beschäftigungsgeber, bestimmen die obersten Bundes- oder Landesbehörden Organisationseinheiten in Form von einzelnen oder mehreren Behörden, Verwaltungsstellen, Betrieben oder Gerichten. …Otwórz oryginał (gesetze-im-internet.de) ↗Obowiązek utworzenia wewnętrznych punktów przyjmowania zgłoszeń
- § 14 HinSchG§ 14 HinSchG Organisationsformen interner Meldestellen(1) Eine interne Meldestelle kann eingerichtet werden, indem eine bei dem jeweiligen Beschäftigungsgeber oder bei der jeweiligen Organisationseinheit beschäftigte Person, eine aus mehreren beschäftigten Personen bestehende Arbeitseinheit oder ein Dritter mit den Aufgaben einer internen Meldestelle betraut wird. Die Betrauung eines Dritten mit den Aufgaben einer internen Meldestelle entbindet den betrauenden …Otwórz oryginał (gesetze-im-internet.de) ↗Własni pracownicy, osoby trzecie lub wspólny punkt
- § 16 HinSchG§ 16 HinSchG Meldekanäle für interne Meldestellen(1) Nach § 12 zur Einrichtung interner Meldestellen verpflichtete Beschäftigungsgeber richten für diese Meldekanäle ein, über die sich Beschäftigte und dem Beschäftigungsgeber überlassene Leiharbeitnehmerinnen und Leiharbeitnehmer an die internen Meldestellen wenden können, um Informationen über Verstöße zu melden. Ist der Beschäftigungsgeber der Bund oder ein Land, gilt Satz 1 für die jeweiligen …Otwórz oryginał (gesetze-im-internet.de) ↗Kanały zgłoszeń: w formie tekstowej i ustnej, dostęp wyłącznie dla osób odpowiedzialnych
- § 17 HinSchG§ 17 HinSchG Verfahren bei internen Meldungen(1) Die interne Meldestelle - 1. bestätigt der hinweisgebenden Person den Eingang einer Meldung spätestens nach sieben Tagen, - 2. prüft, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich nach § 2 fällt, - 3. hält mit der hinweisgebenden Person Kontakt, - 4. prüft die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung, - 5. ersucht die hinweisgebende Person erforderlichenfalls um weitere Informationen und - 6. …Otwórz oryginał (gesetze-im-internet.de) ↗Procedura: potwierdzenie przyjęcia po siedmiu dniach, informacja zwrotna po trzech miesiącach
- § 8 HinSchG§ 8 HinSchG Vertraulichkeitsgebot(1) Die Meldestellen haben die Vertraulichkeit der Identität der folgenden Personen zu wahren: - 1. der hinweisgebenden Person, sofern die gemeldeten Informationen Verstöße betreffen, die in den Anwendungsbereich dieses Gesetzes fallen, oder die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Meldung hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass dies der Fall sei, - 2. der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, und - …Otwórz oryginał (gesetze-im-internet.de) ↗Obowiązek zachowania poufności
- § 36 HinSchG§ 36 HinSchG Verbot von Repressalien; Beweislastumkehr(1) Gegen hinweisgebende Personen gerichtete Repressalien sind verboten. Das gilt auch für die Androhung und den Versuch, Repressalien auszuüben. (2) Erleidet eine hinweisgebende Person eine Benachteiligung im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit und macht sie geltend, diese Benachteiligung infolge einer Meldung oder Offenlegung nach diesem Gesetz erlitten zu haben, so wird vermutet, dass diese …Otwórz oryginał (gesetze-im-internet.de) ↗Zakaz działań odwetowych, odwrócenie ciężaru dowodu
- § 40 HinSchG§ 40 HinSchG Bußgeldvorschriften(1) Ordnungswidrig handelt, wer wissentlich entgegen § 32 Absatz 2 eine unrichtige Information offenlegt. (2) Ordnungswidrig handelt, wer - 1. entgegen § 7 Absatz 2 eine Meldung oder dort genannte Kommunikation behindert, - 2. entgegen § 12 Absatz 1 Satz 1 nicht dafür sorgt, dass eine interne Meldestelle eingerichtet ist und betrieben wird, oder - 3. entgegen § 36 Absatz 1 Satz 1, auch in Verbindung mit § 34, eine …Otwórz oryginał (gesetze-im-internet.de) ↗Kary pieniężne
Kluczowe terminy
- HinSchG in force · Art. 10(2) of the Act of 31.05.2023§ 42 HinSchG Übergangsregelung(1) Abweichend von § 12 Absatz 1 müssen private Beschäftigungsgeber mit in der Regel 50 bis 249 Beschäftigten ihre internen Meldestellen erst ab dem 17. Dezember 2023 einrichten. Satz 1 gilt nicht für die in § 12 Absatz 3 genannten Beschäftigungsgeber. (2) § 40 Absatz 2 Nummer 2 ist erst ab dem 1. Dezember 2023 anzuwenden.Otwórz oryginał (gesetze-im-internet.de) ↗
- Fine for a missing internal reporting office applicable · § 42(2) HinSchG§ 42 HinSchG Übergangsregelung(1) Abweichend von § 12 Absatz 1 müssen private Beschäftigungsgeber mit in der Regel 50 bis 249 Beschäftigten ihre internen Meldestellen erst ab dem 17. Dezember 2023 einrichten. Satz 1 gilt nicht für die in § 12 Absatz 3 genannten Beschäftigungsgeber. (2) § 40 Absatz 2 Nummer 2 ist erst ab dem 1. Dezember 2023 anzuwenden.Otwórz oryginał (gesetze-im-internet.de) ↗
- Obligation to have an internal reporting office also for private employers with 50 to 249 employees · § 42(1) HinSchG§ 42 HinSchG Übergangsregelung(1) Abweichend von § 12 Absatz 1 müssen private Beschäftigungsgeber mit in der Regel 50 bis 249 Beschäftigten ihre internen Meldestellen erst ab dem 17. Dezember 2023 einrichten. Satz 1 gilt nicht für die in § 12 Absatz 3 genannten Beschäftigungsgeber. (2) § 40 Absatz 2 Nummer 2 ist erst ab dem 1. Dezember 2023 anzuwenden.Otwórz oryginał (gesetze-im-internet.de) ↗
Dla każdego zgłoszenia biegną dwa terminy: punkt przyjmowania zgłoszeń potwierdza przyjęcie najpóźniej po siedmiu dniach i przekazuje informację zwrotną w ciągu trzech miesięcy od potwierdzenia. Kto nie utworzy punktu przyjmowania zgłoszeń, naraża się na karę pieniężną do 20 000 euro; działania odwetowe i naruszenia poufności mogą kosztować do 50 000 euro, a przedsiębiorstwa nawet dziesięciokrotnie więcej.
Jak Complass pomaga
- 10faz
- 19kroków z przewodnikiem
- 5szablonów dokumentów
- 31wymagań w katalogu
Dziesięć faz: od stosowalności do skuteczności
Sprawdzenie stosowalności, utworzenie punktu i kanału zgłoszeń, ustalenie procedury, poinformowanie pracowników, poufność i ochrona danych, dokumentacja i usuwanie danych, ochrona przed działaniami odwetowymi, ocena skuteczności oraz kary pieniężne i odpowiedzialność.
Katalog wymagań z tekstem ustawy
Wymagania HinSchG ze statusem, osobą odpowiedzialną i dowodem dla każdego wymagania, każde z brzmieniem ustawy do wglądu.
Szablony
Polityka systemu dla sygnalistów, instrukcja postępowania dla punktu przyjmowania zgłoszeń, powołanie punktu przyjmowania zgłoszeń, informacja o ochronie danych oraz informacja o zewnętrznych punktach przyjmowania zgłoszeń.
Szkolenie dla pracowników i punktu przyjmowania zgłoszeń
Pracownicy uczą się, jak złożyć zgłoszenie i jak chroni ich ustawa; punkt przyjmowania zgłoszeń poznaje procedurę, terminy i poufność. Z potwierdzeniem uczestnictwa jako dowodem.
Cena: kanał zgłoszeń i ramy regulacyjne HinSchG są zawarte w ochronie podstawowej każdego planu, bez dopłaty. Do cennika
Fazy w module
- Check applicability
- Set up the internal reporting office (HinSchG)
- Set up the reporting channel
- Define the procedure
- Inform employees
- Confidentiality and data protection
- Documentation and deletion
- Protection against reprisals
- Review effectiveness
- Fines and liability
Katalog: Requirements of the Whistleblower Protection Act
Pasujące moduły
Zarządzanie zgodnością
Wdrażanie regulacji krok po kroku: fazy, szablony, piramida dokumentów, katalogi, analiza luk, cele i plan działań aż po audyt w portalu audytora.
Dowiedz się więcejZarządzanie incydentami
Rejestrowanie incydentów, weryfikacja obowiązków zgłoszeniowych zgodnie z NIS2, CRA i RODO oraz śledzenie terminów zgłoszeń z odliczaniem.
Dowiedz się więcejZarządzanie ryzykiem
Rejestr ryzyk z oceną jakościową lub ilościową, apetytem na ryzyko i planem postępowania, powiązany z zasobami, podatnościami i incydentami.
Dowiedz się więcejKanał zgłoszeń
Prawo wymaga, aby dostęp do zgłoszeń miały wyłącznie osoby do tego uprawnione. Complass został zaprojektowany z myślą o tym od podstaw: Państwo publikują adres, na przykład w intranecie, a pracownicy znajdą drogę do kanału także na swojej stronie w dostępie dla pracowników.
Anonimowo, bez adresu IP
Strona zgłoszeń nie zapisuje adresu IP ani danych urządzenia i nie wymaga logowania, nawet jeśli ktoś jest zalogowany do Complass w tej samej przeglądarce. Przy wszystkim, co pochodzi od sygnalisty, widnieje tylko data, bez godziny.
Skrzynka z identyfikatorem zgłoszenia i kluczem dostępu
Po wysłaniu zgłoszenia osoba otrzymuje kod zgłoszenia i klucz dostępu. Dzięki nim czyta odpowiedzi, odpowiada na pytania uzupełniające i dosyła dokumenty, nie podając swojego imienia i nazwiska.
Treść widzi wyłącznie urząd zgłoszeniowy
Teksty, nazwiska i załączniki są szyfrowane osobno dla każdej firmy. Zarząd, administratorzy i wsparcie Complass nie widzą zgłoszeń; zarząd otrzymuje jedynie wskaźniki kwartalne. Osoba, której sprawa dotyczy, jest wyłączana z postępowania.
Terminy z przypomnieniem
Potwierdzenie przyjęcia po siedmiu dniach i informację zwrotną po trzech miesiącach Complass wylicza dla każdego zgłoszenia i w odpowiednim czasie przypomina o nich urzędowi zgłoszeniowemu. Wiadomości e-mail nie zawierają żadnej treści.
Także ustnie i podczas rozmowy
Strona zgłoszeń podaje numer telefonu oraz sposób umówienia osobistej rozmowy. Zgłoszenia ustne urząd zgłoszeniowy rejestruje w tym samym systemie, z protokołem i zgodą.
Własni pracownicy lub rzecznik
Państwo wskazują osoby tworzące urząd zgłoszeniowy. Do trzech z nich, wewnętrznych lub zewnętrznych, na przykład rzecznika, otrzymuje dostęp, który nie zajmuje licencji użytkownika i pokazuje wyłącznie system dla sygnalistów. Zamknięte sprawy Complass usuwa automatycznie po trzech latach; dłuższe przechowywanie jest możliwe tylko z uzasadnieniem.
Logi sieciowe Państwa firmy (proxy, VPN) znajdują się poza Complass. Strona zgłoszeń zaleca dlatego, aby zgłoszenie anonimowe składać z prywatnego urządzenia i z prywatnej sieci.
Często zadawane pytania
Czy musimy przyjmować zgłoszenia anonimowe?
Prawo tego nie wymaga, ale urząd zgłoszeniowy powinien rozpatrywać także zgłoszenia anonimowe. Complass domyślnie oferuje ścieżkę anonimową, ponieważ obniża ona barierę zgłoszenia; kto chce, może dobrowolnie podać swoje imię i nazwisko.
Czy nasz zarząd może czytać zgłoszenia?
Tylko wtedy, gdy sam należy do urzędu zgłoszeniowego. Administratorzy wskazują urząd zgłoszeniowy, ale nie widzą treści. Każdą zmianę składu dotychczasowi członkowie widzą od razu, aby nikt nie mógł niezauważenie czytać zgłoszeń.
Mamy mniej niż 50 pracowników. Czy to się opłaca?
W przypadku większości mniejszych firm obowiązek nie obowiązuje, z wyjątkiem instytucji finansowych. Ponieważ kanał zgłoszeń i ramy regulacyjne są zawarte w ochronie podstawowej, mogą Państwo mimo to oferować kanał bez dodatkowych kosztów.
Czy Complass zastępuje ocenę prawną?
Nie. Complass udostępnia kanał zgłoszeń, procedurę i dowody; ocenę prawną zgłoszonego naruszenia w danym przypadku przeprowadza Państwa urząd zgłoszeniowy.
Przetestuj Complass na własnych danych
Mogą Państwo samodzielnie założyć konto testowe, na życzenie z przykładowym projektem dla każdej regulacji. Jeśli wolą Państwo najpierw zobaczyć Complass, proszę umówić demo.